• 当前位置:首页  校内通知
  • 关于2016年度立卷归档的通知

    时间:2017-03-14作者:来源:阅读:96

    各部门、各院(系)、各单位:

    根据《高等学校档案管理办法》有关规定,结合学校档案工作实际,现就2016年度立卷归档有关事项通知如下:

    一、立卷归档范围

    各部门、各院(系)在201611日至1231日间形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档。

    二、归档原则

    归档的文件材料,要遵循其自然形成规律,保持彼此之间的有机联系。要对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;要反映学校人才培养、科学研究、社会服务、教育管理等活动的全过程,保证其原始性、完整性、系统性、准确性。

    三、归档要求

    (一)实行纸质文件、电子文件“双套制”归档

    兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档,做好文件著录、电子文件同步上传(涉密文件除外)工作,以便检索、利用。

    (二)文件材料归档要求

    归档文件应为原件,合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全,平整清洁,不应有破损和污染;超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印,字体、字号要统一。

    (三)声像资料归档要求

    要将照片、光盘等声像资料收集齐全,与相应的纸质文件材料一起归档,互注参见号,以便查找,同时移交其电子文件。归档的声像资料,若无相应的纸质材料,需附文字说明。

    (四)实物档案归档要求

    省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

    (五)卷内备考表填写规范

    案卷卷皮中“卷内备考表”要求填写规范。“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间;“立卷人”是指责任立卷者;“检查人”是指本部门、本院(系)审核把关的分管领导;“立卷时间”是指完成立卷的日期。若无情况说明,也须将立卷人、检查人、立卷时间等信息填写完整。

    四、工作要求

    (一)加强组织领导。学校档案是学校发展的历史记录,各部门、各院(系)负责同志要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,在规定时间内,高质量完成本单位的立卷归档工作。

    (二)工作责任到人。各部门、各院(系)兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作,如更换兼职档案员,请及时告知档案室;分管领导负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作,并对归档的文件材料进行审核、签字。

    (三)严格时间节点。各单位务必于421日前完成拟写案卷标题、编写页号、打印卷内文件目录并上传原文、填写卷内备考表等工作,打印档案移交(接收)登记表(由档案管理系统网下载),将纸质和电子文档同时向档案室移交

    联系人:张晶老师

    联系电话:2602088


                              党委办公室(学院办公室)

                            2017314